Alan - Política de privacidad

En el curso de su actividad como asegurador de salud y como partner de salud, Alan está obligado a procesar datos personales, incluyendo datos sensibles. Concedemos la máxima importancia a la seguridad y confidencialidad de los datos de las personas que utilizan nuestros servicios, ya sea en el sitio web alan.com o en nuestra aplicación móvil.

El propósito de este documento es ser muy transparentes sobre la forma en que tratamos los datos personales que nos proporciones, de acuerdo con el RGPD.

Este documento podrá actualizarse en cualquier momento, en función de las necesidades de Alan, de las circunstancias o por imperativo legal. Te invitamos a que la consultes de cuando en cuando, si bien informaremos de las actualizaciones importantes a todos los usuarios de nuestros servicios.

Última actualización: 18 de febrero de 2026

Hemos definido dos principios que son esenciales para nosotros y que están incluidos en nuestros contratos:

• Alan jamás venderá los datos recogidos de sus usuarios como parte de los servicios ofrecidos. Nos ganamos la vida creando y gestionando seguros y servicios relacionados con la salud, no revendiendo los datos de nuestros usuarios, que seguirán teniendo el control sobre ellos.
• Como aseguradora de salud, Alan jamás utilizará los datos de salud para aplicar tarifas diferenciadas. 
• Creemos firmemente en la fuerza de la solidaridad y la mutualización de riesgos entre los asegurados.

Además, de acuerdo con la normativa y en particular el RGPD, nos comprometemos a recabar y tratar únicamente los datos estrictamente necesarios para su finalidad. De igual forma, nos comprometemos a que los datos recabados se conserven de forma que permitan tu identificación por un plazo que no supere el tiempo necesario para los fines para los que se recaban y tratan los datos.

Alan, incluyendo todas sus filiales (Alan Insurance, Alan Services, Alan Tech, Alan CA, Marmot BE y Marmot Iberia) es un asegurador de salud y no actúa principalmente como procesador de datos para nuestros clientes, sino como controlador de datos en el sentido del artículo 4 del RGPD en todas las operaciones relacionadas con sus seguros y servicios de salud descritos en esta póliza:

• Alan define los medios y los fines del tratamiento de datos necesarios para la adopción de protección complementaria de salud de los empleados. La empresa solo transmite a Alan las direcciones de correo electrónico profesionales de los empleados. La información restante la comunican directamente los propios empleados o sus beneficiarios.
• Además, las operaciones realizadas por Alan sobre los datos son necesarias para su propia actividad como seguro médico y no para la de las empresas que eligen a Alan como asegurador de sus empleados. Por estos motivos, actuamos como responsables del tratamiento en lugar de como encargados del tratamiento para la empresa (guia de directrices para responsables y encargados del tratamiento).

Sin embargo, Alan también puede procesar datos personales en nombre de sus empresas clientes, en el marco de ciertos servicios proporcionados en la plataforma de Alan, en particular los servicios de asistencia en la gestión administrativa para recursos humanos. Alan actúa como un "procesador de datos" de la empresa, y el tratamiento de los datos personales se realiza bajo la responsabilidad de la empresa, que actúa entonces como responsable del tratamiento. Las Condiciones Generales que rigen la relación entre Alan y las empresas clientes incluyen un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) que refleja esta distribución. Puede echar un vistazo a las políticas de privacidad de las empresas clientes directamente para obtener más detalles sobre cómo procesan sus datos personales.

Si tienes cualquier pregunta sobre la seguridad y los datos personales, o para ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, retirada del consentimiento, limitación del tratamiento, oposición al tratamiento o portabilidad, puedes ponerte en contacto con nuestro delegado de protección de datos (o DPO, por Data Protection Officer, como le llamamos nosotros) escribiendo a [email protected]. Nos aseguraremos de que recibas una respuesta lo antes posible.

Si tienes alguna queja con respecto a tus datos personales, puedes ponerte en contacto con nuestro DPO o dirigirte a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) directamente en https://www.aepd.es/es.

Servicios de seguros

• Gestión de los contratos de empresa
• Gestión de contratos individuales
• Para el seguro médico
• Datos del dependiente
• Healthy benefits
• Lucha contra el fraude
• Asistencia en viaje (EuropAssistance)
• Socio dental (Gestión Integral de Redes Asistenciales)

Care y soporte

• Mensajes y chat

Servicios sanitarios

• Hablar con psicólogos por vídeo
• Para hablar con un médico por videoconferencia o para hablar con un médico por mensaje privado (Meeting Doctors)
• Para hablar con el equipo de salud Alan por mensaje privado dentro de la Clínica Alan
• Servicios concierge

Características de Alan

• Workshops
• Alan Play

Estadísticas y rendimiento

• Midiendo la satisfacción de nuestros miembros
• Monitorización y feedback del producto
• Medición de audiencia (analítica) y datos técnicos
• Marketing y publicidad dirigida
• Estadística e investigación científica
• Grabación de llamadas en frío

Servicios de seguros

Gestión de los contratos de empresa

Administradores

Al celebrar un contrato de empresa, recogeremos los siguientes datos personales de cada administrador:

• Nombre y apellidos;
• Dirección de correo electrónico profesional;
• Mensajes y archivos adjuntos intercambiados con nuestro servicio de atención al cliente.

Empleados

Los administradores de la empresa comparten con nosotros la siguiente información de sus empleados para gestionar las invitaciones y los contratos de los empleados:

• nombre, apellidos y Número de Identificación Fiscal/número de pasaporte/Documento Nacional de Identidad
• dirección de correo electrónico profesional del empleado
• dirección de correo electrónico personal de los antiguos empleados
• datos bancarios cuando se activa la opción de facturación de personas a cargo (parejas o hijos)

Gestión de contratos individuales

Al registrarse para un contrato individual, recopilamos los siguientes datos personales del firmante:

• Nombre, apellidos y Número de Identificación Fiscal/número de pasaporte;
• Dirección de correo electrónico;
• datos bancarios ;
• Mensajes a nuestro departamento de atención al cliente.

Para el seguro médico

Los datos personales nos son enviados directamente por nuestros asegurados, por la propia empresa o por un tercero en su nombre con su consentimiento explícito, en concreto:

• nombre y apellidos,
• dirección de correo electrónico personal,
• número de Identificación Fiscal/número de pasaporte,
• fecha de nacimiento,
• dirección,
• nombre, apellidos y Número de Identificación Fiscal/número de pasaporte del cónyuge y/o hijos, si procede,
• datos bancarios para pagos y reembolsos (si es aplicable),
• documentos médicos en la medida en que sean necesarios para autorizar el tratamiento,
• mensajes y archivos adjuntos intercambiados con nuestro servicio de atención al cliente,
• fecha de tratamiento,
• datos necesarios para el reembolso (fecha de tratamiento, código del acto, importe pagado, derechos reconocidos, etc.) (comprueba los términos aplicables).

También generamos números de pólizas de seguros individuales.

Datos del dependiente

Me han agregado como dependiente

Cuando se le ofrece la posibilidad y uno de nuestros asegurados declara un dependiente (cónyuge o hijo) de su contrato, da fe de que el dependiente acepta convertirse en parte de su contrato de seguro (o da su consentimiento como padre de un menor). Alan trata los datos personales de los dependientes de la misma manera que los de cualquier otro miembro asegurado usuario en esta calidad.

Compartir cuentas

Nuestros asegurados y sus dependientes comparten una sola cuenta Alan. Tanto los asegurados como los dependientes (si son mayores de edad y optan por acceder ellos mismos a los servicios de gestión o seguros online de Alan) podrán consultar toda la información de la cuenta relacionada con los servicios de seguros, sin separación. No se comparten entre asegurados y sus beneficiarios los mensajes enviados a través de los canales de atención al cliente (chat o email, en la app o en la web)

Healthy benefits

Para proporcionar a nuestros usuarios beneficios de comida, transporte o guardería, recopilamos la siguiente información:

• Documento Nacional de Identidad y copia,
• nombre, apellidos,
• dirección de correo electrónico,
• dirección postal,
• número de teléfono,
• historial de transacciones e información sobre el uso de beneficios.

Lucha contra el fraude

Utilizamos la información personal que nos proporcionas en el contexto de nuestros servicios de seguro de salud y Healthy Benefits (incluyendo tus datos de salud) para detectar y combatir el fraude.

Asistencia en viaje (EuropAssistance)

Para proporcionar asistencia en viaje y permitirte estar cubierto en caso de problemas mientras viajas al extranjero, transmitimos la siguiente información a nuestro socio EuropAssistance:

• Número de Identificación Fiscal/número de pasaporte,
• Nombre y apellidos,
• Fecha de inicio de la póliza con Alan y número de tarjeta de miembro.

Socio dental (Gestión Integral de Redes Asistenciales)

Para proporcionar acceso a la red dental, transmitimos la siguiente información a nuestro socio GIRA: Número de Identificación Fiscal/número de pasaporte. 

Care y soporte

Mensajes y chat

Para responder preguntas o resolver problemas planteados por nuestros usuarios, administradores o prospectos cuando contactan a Alan, recopilamos la siguiente información:

• mensajes y archivos adjuntos enviados a nuestro servicio al cliente,
• notas de voz,
• cualquier dato relacionado con tu contrato de seguro necesario para responder tu pregunta o resolver tu problema,
• encuestas de satisfacción al cliente.

Por lo tanto, podemos recopilar los siguientes datos personales:

• datos de identificación,
• datos financieros o de pago,
• datos de salud.

Servicios sanitarios

Hablar con psicólogos por vídeo

En el contexto de una consulta con un psicólogo, recogemos información como:

• su nombre y apellidos; y
• fecha y duración de la consulta o sesión.

Para las sesiones con nuestros psicólogos también recopilamos información sobre tu zona horaria, el nombre del experto consultado, la ubicación de tu país y tus preferencias lingüísticas. Nunca recogemos tu comunicación con el profesional. Hemos implementado salvaguardas, como la encriptación de extremo a extremo, para asegurar completamente tu comunicación y garantizar que se respeta tu privacidad.

Para la sesión de orientación, si el asegurado lo acepta, el/la psicólogo/a de orientación compartirá el motivo de consulta y la situación con el/la psicólogo/a con quien se haya concertado la cita. Esta información se elimina una vez compartida.

También ofrecemos a los asegurados la posibilidad de completar un cuestionario sobre su salud mental. Sus respuestas a este cuestionario solo son accesibles para el/la terapeuta que realizará la sesión de orientación y se eliminan después de dicha sesión.

Alan podrá conservar una versión totalmente anonimizada de las respuestas (sin información identificativa) con fines de investigación y mejora del servicio.

Ten en cuenta que la dirección de correo electrónico de Alan atribuida al profesional es únicamente para comunicarse sobre asuntos administrativos contigo y/o tu empleador. Esta dirección de correo electrónico no contendrá ninguna información relacionada con la salud. Recopilamos el nombre completo, la foto y los datos de especialidad del experto sanitario, así como el acceso a su calendario de Google, con el fin de facilitar la comunicación con el Socio

Para hablar con un médico por videoconferencia o para hablar con un médico por mensaje privado (Meeting Doctors)

Para proporcionar una consulta por videoconferencia y permitirte intercambiar mensajes con los médicos, transmitimos la siguiente información a nuestro socio Meetingdoctors:

• Nombre y apellidos,
• Número de Identificación Fiscal/número de pasaporte.

Para hablar con el equipo de salud Alan por mensaje privado dentro de la Clínica Alan

Cuando intercambia mensajes con miembros del equipo sanitario de Alan para una cuestión relacionada con su salud (excluida la videoconsulta), utilizamos los siguientes datos:

• nombre, apellidos, fecha de nacimiento y género (que deducimos de su perfil de seguro),
• número de teléfono para situaciones de emergencia,
• mensajes y archivos adjuntos intercambiados con el miembro del equipo sanitario.

Para ofrecer una atención más personalizada y contextualizada a los usuarios, los miembros del equipo de salud también tendrán acceso a:

• el sector de tu empresa, el número de empleados y tu fecha de inicio en la empresa;
• el género y la edad de tus hijos beneficiarios;
• tu ciudad de residencia;
• algunos datos de uso de nuestros servicios de salud.

Los miembros del equipo sanitario no tendrán tu nombre completo ni acceso a tu historial como asegurado sin tu consentimiento.

Servicios concierge

Para prestar servicios personalizados de gestión de citas médicas a nuestros asegurados, recopilamos la siguiente información:

• Especialidad médica y preferencias de cita compartidas a través del chat;
• Datos de confirmación de la cita y recordatorio.

Características de Alan

Workshops

Los talleres son sesiones de formación interactivas sobre un tema específico de salud mental, en las que participan uno de nuestros psicólogos y administradores y/o directivos. Alan recopila la información obtenida durante una sesión informativa previa al taller celebrada entre el psicólogo y el administrador. Posteriormente, Alan envía invitaciones a los administradores y/o directivos. Tras el taller, Alan envía a los participantes formularios de evaluación y contenidos de seguimiento.

Alan Play

La función Alan Play utiliza tus datos para permitir la participación en juegos y actividades saludables, como el conteo diario de pasos, desafíos y clasificaciones con amigos y colegas, meditación, ejercicios de respiración consciente y eventos de salud. Basado en tus datos de participación, ganas bayas que se pueden canjear en la aplicación de Alan por donaciones caritativas, vales de descuento para la tienda de Alan, avatares y congelación de rachas. Por lo tanto, podemos recopilar los siguientes datos:

• Datos del conteo de pasos de tu dispositivo (pasado y presente).
• Datos de actividad y participación en competiciones y actividades saludables.
• Datos de interacción social (invitaciones y reacciones enviadas)
• Datos de logros (rachas, niveles, bayas ganadas y canjeadas).

Más información sobre cómo funciona Alan Play se puede encontrar en las Reglas del Juego.

Estadísticas y rendimiento

Midiendo la satisfacción de nuestros miembros

Debido a que es importante para nosotros crear un servicio personalizado para nuestros miembros, medimos su satisfacción a lo largo del tiempo a través de un sistema de calificación que nuestros miembros pueden elegir para ingresar en la aplicación. Este es el "Puntaje de promotor neto" o "NPS".

Monitorización y feedback del producto

Monitoreamos el uso del producto y recopilamos comentarios de miembros, administradores y prospectos para mejorar nuestros servicios, características y experiencia del usuario.

Medición de audiencia (analítica) y datos técnicos

Algunos datos se recogen automáticamente al visitar alan.com (incluidos otros sitios publicados por Alan, como es.alan.com, blog.alan.com y map.alan.com) y al utilizar nuestra aplicación móvil. Los datos recopilados incluyen:

• dirección IP y proveedor de acceso,
• identificador técnico,
• información sobre tu equipo (como tipo de conexión a Internet, tipo de dispositivo utilizado, navegador utilizado y su versión, etc.),
• indicación de fecha y hora y duración de la visita,
• páginas visitadas,
• clics y otras interacciones en las diferentes páginas,
• posibles errores (en el navegador, la aplicación móvil o nuestros servidores).

Marketing y publicidad dirigida

Para construir nuestra audiencia y base de clientes, Alan puede contactar a prospectos por correos electrónicos y organizar campañas publicitarias en línea antes de enviarles correos o correos electrónicos. En este contexto, Alan maneja direcciones de correo electrónico disponibles en línea (como en LinkedIn) pero también de proveedores ya utilizados por Alan para fines de construcción de audiencia en redes sociales.

Estadística e investigación científica

Los datos recogidos en el marco de la prestación de nuestros servicios podrán ser utilizados de forma compatible con la finalidad original para la que fueron recogidos. Sólo los datos agregados y/o anonimizados podrán ser objeto de investigación científica y/o para estudios estadísticos. Podrían utilizarse, por ejemplo, en la selección y creación de historias de salud relevantes para mejorar nuestros servicios y la salud de los Miembros.

Grabación de llamadas en frío

Podemos grabar algunas llamadas con clientes y prospectos para fines de formación interna, control de calidad y mejora de productos.

Como parte de la grabación de este intercambio, recopilamos los siguientes datos personales:

• nombre y apellido,
• cargo y empresa,
• grabación de voz.

La seguridad de los datos es un tema extremadamente importante para Alan y hacemos todo lo posible para ser dignos de la confianza depositada en nosotros. Aquí tienes algunos ejemplos de las medidas que hemos adoptado. Si tienes alguna pregunta sobre un tema concreto, estaremos encantados de responderte: escríbenos a [email protected].

Para proteger tus datos en tu ordenador o teléfono móvil, puedes tomar algunas medidas simples:

• aplicar actualizaciones periódicas del sistema para beneficiarte de los parches de seguridad;
• usar un software antivirus para detectar la presencia de malware o spyware, o para deshabilitar funciones de seguridad;
• proteger bien tus contraseñas (la contraseña de tu cuenta de Alan, la contraseña de tu buzón...);
• activa el modo de privacidad en la aplicación móvil. A continuación, se te pedirá la autenticación, se te pedirá la autenticación biométrica (Face ID/TouchID) o un PIN cada vez que abra la aplicación.
• activa la autenticación de dos pasos en la aplicación móvil. Después de ingresar tu correo electrónico y contraseña al iniciar sesión, recibirás un correo electrónico con un código único para entrar en la aplicación.

También puedes consultar las recomendaciones oficiales sobre buenas prácticas de seguridad informática.

Los datos recogidos podrán ser transferidos, según sea necesario, a los socios, reaseguradores, subcontratistas, asesores jurídicos y financieros y proveedores de servicios de Alan. Estas transferencias de datos solo se realizan en el marco de las operaciones mencionadas y en la medida de lo necesario para la realización de las tareas confiadas a terceros. Estos terceros han sido plenamente informados por Alan de la confidencialidad de los datos que se les comuniquen en este contexto, y tienen la obligación de garantizar su protección. Cuando la naturaleza de la operación realizada lo permita, los datos serán anonimizados previamente antes de su comunicación a terceros.

Mantenemos en todo momento una lista de las principales personas y herramientas que reciben datos como parte de nuestros tratamientos a través de este enlace.

Además, con el fin de cumplir las obligaciones legales y reglamentarias, se nos podría exigir que comuniquemos información personal a las autoridades administrativas o judiciales cuando éstas lo soliciten. En tal caso, nos aseguraremos de que solo se transmitan aquellos datos estrictamente requeridos por las autoridades.

Para cumplir con todos los fines para los cuales recopilamos tus datos, podemos transferir algunos de tus datos a terceros, quienes los alojan en centros de datos ubicados fuera de la Unión Europea. En este caso, nos aseguramos de que el alojamiento esté sujeto a los estándares europeos de protección de datos (por ejemplo, incluyendo cláusulas contractuales estándar en nuestros contratos con dichos terceros).

Encontrará un resumen de las transferencias potenciales de datos a través de este enlace.

¿Qué es una cookie?

Además de ser una deliciosa galleta, una cookie es un archivo almacenado en tu dispositivo que contiene datos que podemos recopilar cuando visita nuestro sitio web. Obtenemos tu consentimiento antes de utilizar cookies cuando es requerido. Puedes eliminar o limitar el almacenamiento de estos archivos en cualquier momento en la configuración de tu navegador (Ve los detalles más abajo).

¿Para qué sirven?

• En primer lugar para identificarse una vez que esté conectado a la aplicación.
• Las cookies técnicas aseguran el funcionamiento adecuado de nuestro sitio web gestionando características esenciales como la seguridad y recordando sus preferencias (como la configuración de idioma).
• Las cookies funcionales nos ayudan a personalizar su experiencia, guardar información que ha introducido, recordar sus opciones de navegación y mantener los datos de su sesión para que no tenga que volver a introducir información mientras navega por nuestro sitio web.
• Algunas cookies también nos permiten responderle en el chat en línea, en la ventana que se abre en la parte inferior de su pantalla cuando visita nuestro sitio web.
• Las cookies de rendimiento nos ayudan a detectar y resolver problemas técnicos para asegurar que nuestro sitio web funcione sin problemas.
• Las cookies de medición de audiencia nos permiten conocer el uso y rendimiento de nuestro sitio web, establecer estadísticas, volúmenes de tráfico y uso de los diversos elementos de nuestro sitio web (contenido visitado, rutas) permitiéndonos mejorar el interés y la ergonomía de nuestros servicios. Los datos recopilados son analizados únicamente por Alan y sus subcontratistas, y utilizados únicamente por Alan.
• Las cookies vinculadas a operaciones de publicidad dirigida nos permiten medir la efectividad de nuestras campañas publicitarias y limitar el número de veces que se le ofrece un anuncio de Alan. Ninguna de estas cookies publicitarias es utilizada por Alan cuando los miembros están autenticados.
• Las cookies de gestión de consentimiento recuerdan sus preferencias de cookies para que no le pidamos repetidamente su consentimiento durante visitas posteriores a nuestro sitio web.
• Para ver o interactuar con contenido de terceros integrado en nuestra web.

¿Qué cookies de terceros se utilizan en nuestro sitio web?

Cookies de terceros utilizadas únicamente en nuestro sitio web público basándose en la elección del usuario:

• Google Ads (publicidad dirigida) - puede encontrar más información sobre el procesamiento de datos de Google a través de este enlace.
• Meta Pixel (medición de audiencia y publicidad dirigida)
• X Ads (publicidad dirigida)
• LinkedIn Insights (publicidad dirigida)
• Bing (medición de audiencia y publicidad dirigida)
• Hubspot (medición de audiencia y publicidad dirigida)
• Piwik (medición de audiencia)
• Hotjar (medición de audiencia: encuestas y análisis de navegación)
• Posthog (medición de audiencia: encuestas y tests A/B)
• Affilae (publicidad segmentada: programa de afiliación)
• Tally (cookie técnica: formularios)

Cookies de terceros utilizadas en nuestro sitio web público y panel de control (miembro y administrador) basándose en la elección del usuario:

• Segment.com (medición de audiencia)
• Amplitude.com (medición de audiencia)
• Snowflake (medición de audiencia)

Cookies de terceros al ver o interactuar con contenido de terceros integrado en nuestro sitio público, según la elección del usuario:

• YouTube (integración de contenido: reproductor de vídeo, medición de audiencia y publicidad segmentada)
• Spotify (integración de contenido: reproductor de audio, medición de audiencia y publicidad segmentada)
• LinkedIn (integración de contenido: publicaciones y plugins, medición de audiencia y publicidad segmentada)
• TikTok (integración de contenido: reproductor de vídeo, medición de audiencia y publicidad segmentada)

¿Puedo rechazar?

¡Por supuesto! Durante tu primera visita a nuestro sitio web (o si utilizas la navegación privada o de incógnito de tu navegador), se te mostrará un banner (el llamado aviso sobre cookies) que te pedirá permiso para el uso de cookies. Simplemente rechace y no se establecerán cookies (aparte de las que necesitamos para operar el sitio y permitirle usar nuestro chat en línea). Si aceptas, tu consentimiento será válido durante 13 meses a partir de la fecha de registro.

Puedes cambiar de opinión y gestionar la aceptación de cookies en cualquier momento a través de este enlace.

En pocas palabras, no.

Recibirás correos electrónicos nuestros, pero en la gran mayoría de los casos será en el contexto de la ejecución de nuestro contrato, por ejemplo, para invitarte a registrarte, para solicitarte información adicional para realizar un reembolso o para informarte de modificaciones contractuales o cambios relacionados con tu cuenta. No hay escapatoria de esto, pero es por tu propio bien.

Una pequeña minoría de correos electrónicos no están directamente relacionados con el contrato contigo o con tu empresa, pero siguen siendo por un interés legítimo (por ejemplo, ofrecer nuestros servicios a un pariente con una recompensa financiera, enviarle un presupuesto o anunciar nuevos servicios similares a los que disfruta actualmente).

Si eres administrador, también puedes recibir ofertas comerciales nuestras. En estos casos, siempre tienes la posibilidad de darte de baja de este tipo de mensajes siguiendo el enlace que hay en cada uno de nuestros correos electrónicos (opt-out).

También puedes optar por suscribirte a nuestra newsletter o a nuestras listas de espera para ser notificado de la disponibilidad de nuestros nuevos servicios (opt-in).

En cuanto a las notificaciones push, te pediremos permiso directamente en la aplicación móvil y podrás desactivarlas o reactivarlas desde tu teléfono.